La sortie des matières est une des opérations comptables qui consiste à enregistrer un mouvement de matière et traduit une diminution du patrimoine de l’Etat.
Il y a plusieurs modes de sorties qui ont été implémentés dans le système :
- La mise en consommation définitive des matières (Pour les fongibles) ;
- Les transferts de matières (Entre deux centres comptables) ;
- Les échanges de matières (Entre deux centres comptables) ;
- Les cessions de matières (A la suite d’uneréforme ou à l’initiative d’un acquéreur potentiel ou de l’administratuion publique) ;
- Les manquants d’inventaire de matières ;
- Les pertes ;
- Les avaries ;
- Les destructions ;
- Les dons de sorties définitives ;
- Et les détériorations.
Avant de passer une écriture de sortie, il est important que l’exercice comptable soit ouvert pour le centre comptable. La gestion de l’exercice du comptable est expliquée dans la rubrique PREALABLES GENERAUX DU P7 au point 1 .
I.1 Enregistrement d’une mise en consommation définitive #
La mise en consommation définitive est un type de sortie de matières fongibles du patrimoine de l’Etat. Elle consiste à mettre des matières fongibles à la disposition d’un Agent pour usage définitif.
a) Les étapes à suivre avant l’écriture de l’opération de mise en consommation définitive #
a.1) Vérifier si l’exercice comptable est ouvert #
Il est important que l’exercice comptable soit ouvert pour le centre comptable. La gestion de l’exercice du comptable est expliquée dans la rubrique PREALABLES GENERAUX DU P7 au point 1 .
b.2) S’assurer qu’il y a l’expression de besoin de bien fongible en attente #
L’expression de besoin peut être une instruction d’une autorité ou une demande faite dans le système avec le profil Agent bénéficiaire.
Il y a deux types de mise en consommation définitive : Avec demande et Sans demande
b) Passer l’écriture du mouvement de mise en consommation définitive #
| Prérequis | Exercice Comptable ouvertExpression de besoin |
| Profil | CSM |
| Lien | Gestion des matières/ Comptabilité matière / Les mouvements de sortie/Mise en consommation définitive |
Pour les mises en consommation définitive avec demande :
- Sélectionner la demande. Elle porte la référence, le nom du demandeur et sa date d’émission. Au choix de la demande, toutes les informations caractéristiques s’affichent. Pour les demandes individuelles, le détenteur est le responsable de l’UA et l’utilisateur est le demandeur. Alors que pour les demandes collectives, le détenteur est le responsable de l’UA mais l’utilisateur sera déterminé à la mise à disposition ;
- On choisit le type de signataire ;
On passe ensuite à la saisie des informations des matières à sortir.
- Sélectionner le PCSME de la matière à sortir ;
- Sélectionner la matière ;
- Choisir le lot de la matière dans lequel la sortie sera faite. Notons qu’à chaque fois qu’une opération d’entrée est faite par rapport à une matière, un lot est constitué. Ce qui justifie la codification qu’on fait à l’entrée des matières ;
- Sélectionner le magasin ;
- Puis cliquer sur Ajouter pour compléter la matière à la liste. Le processus reprend au premier point jusqu’à l’épuisement des matières à sortir. Notons qu’on peut faire la sortie de la même matière de plusieurs magasins et/ou de plusieurs lots ;
- Cliquer sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder l’opération ;
- Le projet de l’ordre de sortie est disponible qu’on peut visualiser.
Pour les mises en consommation définitive sans demande :
- Choisir l’onglet Sans demande puis enregistrer toutes les informations caractéristiques de l’expression de demande.
- On choisit le type de signataire ;
On passe ensuite à la saisie des informations des matières à sortir.
- Sélectionner le PCSME de la matière à sortir ;
- Sélectionner la matière ;
- Choisir le lot de la matière dans lequel la sortie sera faite. Notons qu’à chaque fois qu’une opération d’entrée est faite par rapport à une matière, un lot est constitué. Ce qui justifie la codification qu’on fait à l’entrée des matières ;
- Sélectionner le magasin ;
- Puis cliquer sur Ajouter pour compléter la matière à la liste. Le processus reprend au point premier point jusqu’à l’épuisement des matières à sortir. Notons qu’on peut faire la sortie de la même matière de plusieurs magasins et/ou de plusieurs lots ;
- Cliquer sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder l’opération
Le projet de l’ordre de sortie est disponible qu’on peut visualiser.
3. Validation des opérations de sortie #
Etape à compléter par l’OSM.
