Le mouvement d’affectation est le premier mouvement du suivi administratif. Il consiste à envoyer un bien durable à un point de détention pour usage collectif ou individuel. Lors des affectations, les matières quittent toujours les points de stockage.

a) Les étapes à vérifier avant l’enregistrement des mouvements d’affectation #

1. S’assurer que l’exercice comptable est ouvert #

Avant d’enregistrer une opération d’affectation, il est important que l’exercice comptable soit ouvert pour le centre comptable. La gestion de l’exercice du comptable est expliquée dans la rubrique PRÉALABLES GÉNÉRAUX DU P7 au point 1 .

2. S’assurer qu’il y a d’expression de besoin de bien(s) durable en attente #

L’expression de besoin peut être une instruction d’une autorité (dans ce cas, il n’y a pas une existence d’une demande formulée dans le système) ou une demande faite dans le système avec le profil Agent bénéficiaire. 

NB: Ces demandes doivent suivre le circuit hiérarchique comptable avant de pouvoir être traitées par le comptable secondaire des matières.

b) Etablir le bordereau d’affectation #

Prérequis	– Exercice Comptable ouvert – Expression de besoin de bien durable
Profil	CSM
Lien	Gestion des matières/ Suivi Administratif / Affectations de matières

NB : le mouvement d’affectation ne concerne que les biens durables

1. Renseigner les informations de la destination de la(des) matière(s) #

Pour les mouvements d’affectation, on a deux faits générateurs :

1.1. Pour les affectations avec demande : #

• Sélectionner la demande. Elle porte la référence, le nom du demandeur et sa date d’émission. Au choix de la demande, toutes les informations caractéristiques s’affichent ainsi que la liste des matières du PCME demandés. Pour les demandes individuelles, le détenteur ou l’utilisateur sont le demandeur. Alors que pour les demandes collectives, le détenteur est le responsable de l’unité demandeur mais l’utilisateur sera déterminé à la mise à disposition ;
•  Choisir le type de signataire.

1.2. Pour les affectations sans demande :  #

• Choisir l’unité demandeur ;
• Renseigner les informations du bénéficiaire ;
• Choisir le type de signataire.

2. Renseigner les matières  #

On passe ensuite à la saisie des informations des matières à affecter.

• Sélectionner le PCSME de la matière à sortir ;
• Sélectionner la matière ;
• Choisir le lot de la matière dans lequel la sortie sera faite. Notons qu’à chaque fois qu’une opération d’entrée est faite par rapport à une matière, un lot est constitué. Ce qui justifie la codification qu’on fait à l’entrée des matières ;
• Sélectionner le magasin ;
• Cliquez sur Ajouter pour compléter la matière à la liste. Le processus reprend au premier point jusqu’à l’épuisement des matières à sortir. Notons qu’on peut faire l’affectation de la même matière de plusieurs magasins et/ou de plusieurs lots ;
• Cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder l’opération ;
• Après ces étapes, le projet de bordereau d’affectation des matières est disponible qu’on peut visualiser.

c) Validation des mouvements d’affectation #

Étape à compléter par l’OSM

d) Synthèse des mouvements d’affectation #

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