L’entrée des matières est une des opérations comptables qui consiste à enregistrer un mouvement de matière et traduit une augmentation du patrimoine de l’Etat. Il y a plusieurs modes d’entrée qui ont été implémentés dans le système :
- Achat (par P3 ou sans engagement du P3 ;
- Dons ;
- Legs (déclaration et confirmation de legs) ;
- Transfert de matières ;
- Echange de matières ;
- Apports en dotations ;
- Construction ;
- Fabrication de matières ;
- Excédents d’inventaire de matières.
L’entrée de bâtiment est le point de départ de l’utilisation des différents modules d’opération du périmètre P7. Pour cela, il faut mettre en place d’emblée les différents bâtiments dans lesquels est logé chaque administration. Il y a deux cas : L’entrée d’un bâtiment finalisé par un seul mandat et l’entrée des bâtiments payés par des décomptes (Sur plusieurs échéances)
Notons que l’objectif défini ici est d’entrer dans le patrimoine de l’Etat, les bâtiments qui sont pour l’Etat.
I-1. Les étapes à vérifier avant l’écriture de l’opération d’entrée #
a) Vérifier si l’exercice comptable est ouvert #
Il est important que l’exercice comptable soit ouvert pour le centre comptable. La gestion de l’exercice du comptable est expliquée dans la rubrique PREALABLES GENERAUX DU P7 au point 1 .
b) Vérifier si le référentiel des matières du comptable Matière est à jour #
Le bâtiment que vous voulez ajouter est une matière à compléter à votre référentiel de matières. Par exemple, pour ajouter le bâtiment qui abrite la DGML, on peut le libellé comme suit : Bâtiment du bloc technique du Ministère de l’Economie et des Finances. La création de matière dans un centre comptable est expliquée au niveau de la rubrique PREALABLES GENERAUX DU P7 point 3 .
I-2. Le passage de l’écriture d’entrée du bâtiment dans le patrimoine de l’Etat #
a) Faire l’entrée par mode d’acquisition ACHAT passant par le périmètre P3. #
Cette rubrique concerne l’acquisition de matières. Les détails de l’achat, tels que le nom du fournisseur, le montant de l’achat, la date d’achat, etc., sont enregistrés dans le système.
| Prérequis | Exercice Comptable ouvert Référentiel des matières à jour |
| Profil | Comptable secondaire des matières (CSM) |
| Lien | Gestion des matières/ Comptabilité matière / Les opérations d’entrée/Achat par le P3 |
- Rechercher l’engagement qui a permis d’exécuter la dépense par son numéro ou par l’objet de la dépense;
- Sélectionner la certification budgétaire. Le système affiche les informations budgétaires dont : objet, montant, programme, activité, etc. Les onglets Informations générales et Pièces justificatives donnent plus de détails sur les informations budgétaires et sur les pièces renseignées au niveau du P3;
- Sélectionner le titre du Réceptionnaire. L’option Autres est disponible pour les titres non prédéfinis dans la liste;
- Choisir le PCME;
- Choisir les matières;
- Mettre la valeur unitaire et la quantité achetée ou construite;
- Cliquer sur le bouton Ajouter. Puis reprenez l’exercice à partir du point 3 jusqu’à l’épuisement des items de votre facture;
- Renseigner les détails du bâtiment (année de construction, superficie habitable en Mètre carré);
- Cliquer sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder votre saisie;
- Le projet d’ordre d’entrée (sans numéro) pourrait être visualiser.
💡
– Au niveau de la liste, nous avons deux onglets dont un contient un tableau qui contient les instances d’entrée en attente de validation par l’Ordonnateur. Notons que les entrées afficher au niveau de cet onglet peuvent être modifiées.
– Le second onglet liste les entrées déjà validées par l’Ordonnateur.
💡
Lors des entrées basées sur les engagements du P3, la valeur totale des matières saisies ne peut pas dépasser le montant de la certification budgétaire sélectionnée.
b) Faire l’entrée par mode d’acquisition DON #
Cette rubrique concerne les dons de matières reçus par l’entité à titre gracieux. Les détails tels que le nom du donateur, la quantité et la description de la matière, la date de réception, etc., sont enregistrés dans le système.
I-3. Validation des opérations d’entrée de bâtiment #
Cette étape est à compléter par l’OSM.
I-4. Définition des caractéristiques de bâtiment après son entrée dans le patrimoine de l’Etat #
Après saisie des bâtiments, il est indispensable de passer au complément d’informations suivi d’une validation de la DGML avant de pouvoir en faire usage.
| Prérequis | Entrée |
| Profil | CSM |
| Lien | Gestion des matières/ Comptabilité matière / Gestion des bâtiments/Informations caractéristiques d’un bâtiment |
Les lignes des bâtiments non mise à jour sont en couleur violet. Cliquer sur le bouton crayon pour passer au complément d’information.
- Renseigner les informations générales relatives au bâtiment
- Cocher les informations sur l’état de santé ;
- Cocher informations sur l’état fonctionnel ;
- Cocher les niveaux du bâtiment et saisir le nombre de pièces par niveau ;
- Sélectionner le quartier où se situe le bâtiment ;
- Renseigner les coordonnées géographiques. Notons qu’on peut en prendre plusieurs par rapport au bâtiment
- Renseigner les autres informations ;
- Joindre les images du bâtiment. Il est obligatoire d’en joindre au moins quatre (04) images de préférence les quatre images faciales.
- Cliquer sur le bouton Modifier
I-5. Validation des informations de bâtiments par l’OSM #
Cette étape est à compléter par l’OSM. A la suite une validation des informations de bâtiments par la DGML est requise.
I-6. L’entrée des bâtiments payés par des décomptes (Sur plusieurs échéances) #
a) Les étapes à vérifier avant l’écriture de l’opération d’entrée #
Ces étapes sont identiques aux étapes à vérifier pour le point A.
b) Le passage de l’écriture d’entrée du bâtiment dans le patrimoine de l’Etat #
- Faire l’entrée par mode d’acquisition ACHAT passant par le périmètre P3.
Cette rubrique concerne l’acquisition des matières. Les détails de l’achat, tels que le nom du fournisseur, le montant de l’achat, la date d’achat, etc., sont enregistrés dans le système.
Cela suit exactement le même mode que celui d’entrée de bâtiment par mandat à une différence près. Ici le compte de bâtiment en tant que matière à choisir dans le PCME est « batiments…………..en cours ».
| Prérequis | Exercice Comptable ouvertRéférentiel des matières à jour |
| Profil | Comptable secondaire des matières (CSM) |
| Lien | Gestion des matières/ Comptabilité matière / Les opérations d’entrée/Achat par le P3 |
💡
Au niveau de la liste, nous avons deux onglets dont un contient un tableau qui contient les instances d’entrée en attente de validation par l’Ordonnateur. Notons que les entrées afficher au niveau de cet onglet peuvent être modifiées.
Le second onglet liste les entrées déjà validées par l’Ordonnateur.
- Rechercher l’engagement qui a permis d’exécuter la dépense par son numéro ou par l’objet de la dépense
- Sélectionner la certification budgétaire. Le système affiche les informations budgétaires dont : objet, montant, programme, activité, etc. Les onglets Informations générales et Pièces justificatives donnent plus de détails sur les informations budgétaires et sur les pièces renseignées au niveau du P3.
- Sélectionner le titre du Réceptionnaire. L’option Autres est disponible pour les titres non prédéfinis dans la liste
- Choisir le PCME
- Choisir la matière
- Mettre la valeur unitaire et la quantité achetée ou construite.
- Cliquer sur le bouton Ajouter. Puis reprenez l’exercice à partir du point 3 jusqu’à l’épuisement des items de votre facture.
- Renseigner les détails du bâtiment (année de construction, superficie habitable en Mètre carré)
- Cliquer sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder votre saisie
- Le projet d’ordre d’entrée (sans numéro) pourrait être visualiser
💡
Lors des entrées basées sur les engagements du P3, la valeur totale des matières saisies ne peut pas dépasser le montant de la certification budgétaire sélectionnée.
I-7. L’entrée des bâtiments en mode construction #
Lorsque le bâtiment est entièrement finalisé, l’on passe par l’écran de construction pour enregistrer l’opération. Pour la saisi de cette opération on saisit :
- Les informations générales (engagement, certification) ;
- Le type de bâtiment comme acquit ;
- La valeur de la finalisation ;
- Le numéro interne du bâtiment ;
- La superficie du bâtiment.
La partie la plus importante sur cet écran est de :
- Joindre les autres entrées effectuées avec le type de bâtiments concerné en cours durant des exercice précédents ou même l’exercice comptable en cours ;
- sélectionner le bâtiment concerné sur cette entrée ;
- cliquer sur ajouter pour constituer la liste des entrées précédemment effectué par achat par P3 ;
- enfin enregistrer l’opération.
Une fois l’opération enregistrer, nous avons le projet d’ordre d’entrée qui se fera valider par l’OSM. La validation de ce dernier faisant l’objet d’une passation d’écriture dans le journal.
Comment cette passation est-elle effectuée ?
Déjà, cette validation qui se fait sur le même écran que les autres validations d’opération d’entrée, récupère les anciennes entrées effectuées et passes l’écriture contraire de ces dernières, somme leur montant avec le montant de l’entrée finalisé pour constituer le cout total du bâtiment, ensuite passe une écriture définitive dans le journal du comptable.
a) Définition des caractéristiques de bâtiment après son entrée dans le patrimoine de l’Etat #
Après saisie des bâtiments, il est indispensable de passer au complément d’informations suivi d’une validation de la DGML avant de pouvoir en faire usage.
| Prérequis | Entrée |
| Profil | CSM |
| Lien | Gestion des matières/ Comptabilité matière / Gestion des bâtiments/Informations caractéristiques d’un bâtiment |
Les lignes des bâtiments non mise à jour sont en couleur violet. Cliquer sur le bouton crayon pour passer au complément d’information.
- Renseigner les informations générales relatives au bâtiment
- Cocher les informations sur l’état de santé ;
- Cocher informations sur l’état fonctionnel ;
- Cocher les niveaux du bâtiment et saisir le nombre de pièces par niveau ;
- Sélectionner le quartier où se situe le bâtiment ;
- Renseigner les coordonnées géographiques. Notons qu’on peut en prendre plusieurs par rapport au bâtiment
- Renseigner les autres informations ;
- Joindre les images du bâtiment. Il est obligatoire d’en joindre au moins quatre (04) images de préférence les quatre images faciales ;
- Cliquer sur le bouton Modifier.
I-8. Validation des informations de bâtiments par l’OSM #
Étape à compléter par l’OSM.
I-9. Validation des informations de bâtiments par la DGML #
Étape à compléter par l’Administrateur DGML.
