Les inventaires sont effectués après plusieurs étapes :
a) Ouverture des inventaires par la DGML #
Etape à compléter par l’administrateur des matières.
b) Saisie de la DGML par les structures pour appui à la réalisation d’inventaire #
c) Programmation des inventaires pour chaque structure par la DGML #
Etape à compléter par l’administrateur des matières.
d) Mise en application des inventaires au niveau des structures #
La mise en application des inventaires est faite en deux temps, nous avons l’inventaire en magasin et ensuite l’inventaire des matières en service.
1. Inventaire des matières en magasin #
Le comptable secondaire des matières, après avoir réalisé l’inventaire physique, passe à l’insertion des données dans le système.
| Prérequis | |
| Profil | Comptable secondaire des matières |
| Lien | Gestion des matières/ Suivi Administratif / Inventaires/ Inventaire en magasin |
- Sélectionner le magasin dans lequel l’inventaire veut être insérer ;
- Renseigner les quantités trouvées physiquement en fonction de leur état ;
- Cliquer le bouton Enregistrer pour sauvegarder l’opération.
2. Inventaire des matières en service (selon les points de détention) #
Le comptable secondaire des matières poursuit la saisie avec les matières déjà en service, notamment les matières durables et ceci par bureau.
| Prérequis | |
| Profil | Comptable secondaire des matières |
| Lien | Gestion des matières/ Suivi Administratif / Inventaires/ Inventaire en bureau |
- Sélectionner le bureau dans lequel l’inventaire est fait ;
- Sélectionner les matières qu’il y a dans le bureau ;
- Sélectionner l’état de la matière ;
- Cocher si la matière est retrouvée ou non ;
- Cliquer sur le bouton Ajouter pour constituer la liste des matières ;
- Cliquer le bouton Enregistrer pour sauvegarder l’opération
e) Validation des inventaires #
Le Comptable secondaire des matières après avoir fait la mise en application des inventaires, passe à la validation des données enregistrées.
1. Validation les inventaires des matières en magasin #
| Prérequis | |
| Profil | Comptable secondaire des matières |
| Lien | Gestion des matières/ Suivi Administratif / Inventaires/ Validation des inventaires par magasin |
- Cliquer sur valider pour confirmer les données entrées.
2. Validation des inventaires des matières en service (Selon les points de détention) #
| Prérequis | |
| Profil | Comptable secondaire des matières |
| Lien | Gestion des matières/ Suivi Administratif / Inventaires/ Validation des inventaires par bureau |
- Cliquer sur valider pour confirmer les données entrées.
f) Transmission des inventaires #
| Prérequis | |
| Profil | Comptable secondaire des matières |
| Lien | Gestion des matières/ Suivi Administratif / Inventaires/ Transmission des inventaires en magasin |
Cliquer sur Transmettre pour confirmer les données entrées.
1. Transmission des inventaires des matières en service (selon les points de détention) #
| Prérequis | |
| Profil | Comptable secondaire des matières |
| Lien | Gestion des matières/ Suivi Administratif / Inventaires/ Transmission des inventaires par bureau |
- Cliquer sur Transmettre pour confirmer les données entrées