L’entrée des matières est une des opérations comptables qui consiste à enregistrer un mouvement de matière et traduit une augmentation du patrimoine de l’État.
a) Les étapes à vérifier avant l’enregistrement d’une opération d’entrée #
· Vérifier si l’exercice comptable est ouvert #
Il est important que l’exercice comptable soit ouvert pour le centre comptable. La gestion de l’exercice du comptable est expliquée dans la rubrique PREALABLES GENERAUX DU P7 AU POINT 1
· Vérifier si les matières objet d’entrée sont créés dans le référentiel des matières du Comptable Matière S’assurer que les matières qui constituent la facture sont déjà dans le référentiel des matières. #
La création de matière dans un centre comptable est expliquée au niveau de la rubrique PREALABLES GENERAUX DU P7 AU POINT 3
· S’assurer que les points de stockage existent déjà #
Contrairement aux bâtiments, les autres matières requièrent les points de stockage lors des opérations d’entrée. En effet, les répartitions des matières sont faites par point de stockage lors des entrées.
La gestion des points de stockage est expliquée au niveau de la rubrique PREALABLES GENERAUX DU P7 AU POINT 5 .
b) Le passage de l’écriture d’entrée de la matiere dans le patrimoine de l’Etat #
1. Faire l’entrée par mode d’acquisition ACHAT passant par le périmètre P3. #
| Prérequis | Exercice Comptable ouvertRéférentiel des matières à jour |
| Profil | CSM |
| Lien | Gestion des matières/ Comptabilité matière / Les opérations d’entrées/Achat par le P3 |
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Au niveau de la liste, nous avons deux onglets dont un contient un tableau qui contient les instances d’entrée en attente de validation par l’Ordonnateur. Notons que les ‘’entrées’’ affichées au niveau de cet onglet peuvent être modifiées.
Le second onglet liste les entrées déjà validées par l’Ordonnateur.
- Rechercher dans P3 l’engagement qui a permis d’exécuter la dépense par son numéro ou par l’objet de la dépense
- Sélectionner la certification budgétaire. Le système affiche les informations budgétaires dont : objet, montant, programme, activité, etc. Les onglets Informations générales et Pièces justificatives donnent plus de détails sur les informations budgétaires et sur les pièces renseignées au niveau du P3.
- Sélectionner le titre du Réceptionnaire. L’option ‘’Autres’’ est disponible pour les titres non prédéfinis dans la liste. Par défaut, le système choisit Magasinier
- Choisir le PCME.
- Choisir les matières
- Mettre la valeur unitaire et la quantité achetée.
- Cliquer sur le bouton Ajouter. Puis reprenez l’exercice à partir du point 3 jusqu’à l’épuisement des items de votre facture.
- Faire la répartition par point de stockage. Si le centre comptable dispose d’un seul point de stockage, la répartition n’est plus nécessaire.
- Cliquer sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder votre saisie
- Le projet d’ordre d’entrée (sans numéro) pourrait être visualisé
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Lors des entrées basées sur les engagements du P3, la valeur totale des matières saisies ne peut pas dépasser le montant de la certification budgétaire sélectionnée.
2. Faire l’entrée par mode d’acquisition DON. #
| Prérequis | Exercice Comptable ouvertExpression de besoin |
| Profil | Comptable des matières |
| Lien | Gestion des matières/Comptabilité matières/ Les opérations d’entrées /Dons |
Cette rubrique concerne les dons de matières reçus par l’entité. Les détails tels que le nom du donateur, la quantité et la description de la matière, la date de réception, etc., sont enregistrés dans le système.
Prérequis pour cette action :
- Bordereau de livraison ou procès-verbal de réception, Etat de déclaration dûment signée par les acteurs habilités
- Convention, décision, lettre, accord, attestation Nationale, etc.
| Étape | Actions |
| Spécifications de la destination | Vous devez spécifier la destination selon que c’est une mise en magasin ou une mise en service. |
| Spécifications supplémentaires | Aller dans le tableau dans la colonne Opérations pour faire les répartitions vers les magasins |
Gestion des matières ▶︎ Comptabilité matières ▶︎ Les opérations d’entrées ▶︎ Dons
Enregistrez l’acquisition d’une matière dans le système en cliquant sur le bouton ajouter puis remplissez le formulaire.
Les étapes :
- Remplir des informations spécifiques à l’achat puis ajouter dans le tableau.
- Aller dans le tableau dans la colonne Opérations
Documents obtenus :
- Ordre d’entrée des matières (Dons)
Actions supplémentaires :
- Aller dans la rubrique validation des mouvements d’entrée
- Edition de l’ordre d’entrée et sa signature par les signataires respectifs
3. Validation des opérations d’entrée de matière #
Cette étape est à compléter par l’OSM.
